โฉนดที่ดินหาย ชำรุด ควรทำอย่างไร คัดโฉนดที่ดินที่ไหน

โฉนดที่ดินหายอันดับแรกต้องแจ้งความต่อเจ้าพนักงานท้องถิ่น

เมื่อรู้ตัวว่าโฉนดที่ดินหายนั้น สิ่งที่ต้องทำอันดับแรกคือการไปแจ้งความต่อเจ้าพนักงานท้องถิ่น เพื่อลงบันทึกประจำวันไว้เป็นหลักฐานเพื่อยืนยันว่าเจ้าของที่ดินนั้นไม่ได้นำโฉนดที่ดินไปจำหน่าย จำนอง หรือแลกเปลี่ยนเป็นของผู้อื่น และต้องการจะมาขอออกโฉนดเป็นชื่อเดิม โดยการไปแจ้งความนี้ก็เพื่อแสดงความบริสุทธิ์ว่าการจะไปขอออกโฉนดใหม่ไม่ได้มีเจตนาที่จะทำการทุจริตใด ๆ

จากนั้นเมื่อแจ้งความเรียบร้อย ก็สามารถนำบันทึกประจำวันมาติดต่อกับสำนักงานที่ดินอีกครั้ง เพื่อจะทำการขอออกโฉนดที่ดินใหม่ ซึ่งหากภายหลังมีการทุจริตเกิดขึ้นจริงบันทึกประจำวันนี้จะเป็นหลักฐานนำไปสู่คดีทางอาญาที่มีโทษร้ายแรงได้

โฉนดที่ดินหาย ต้องมีพยานรับรอง 2 คน
หลักฐานที่สามารถรับรองว่าโฉนดที่ดินหายจริงจึงเป็นเรื่องสำคัญมาก บางครั้งเพียงแค่บันทึกประจำวันอาจไม่เพียงพอให้ใช้เป็นหลักฐานเพื่อขอออกโฉนดที่ดินใหม่ได้ ดังนั้นเพื่อความชัวร์เจ้าของที่ดินที่ทำโฉนดที่ดินหายอาจจะต้องหาพยานเพื่อมารับรองว่าเราเป็นเจ้าของที่ดินนั้น ๆ และได้ทำโฉนดสูญหายจริง และสามารถยืนยันพฤติกรรมเจ้าของที่ดินให้มีความน่าเชื่อถือได้ว่าไม่ได้เป็นคนมีหนี้สินหรือมีการนำที่ดินไปจำนองกับนายทุนแล้วมาขอออกโฉนดใหม่

โดยสำนักงานที่ดินกำหนดให้ต้องมีพยานรับรอง 2 คน อาจจะเป็นคนสนิท เพื่อนบ้าน ที่รู้จักเราเป็นอย่างดี และทั้ง 2 คนจำเป็นต้องนำบัตรประชาชนตัวจริงไปแสดงต่อเจ้าพนักงานที่สำนักงานที่ดิน รวมถึงกรอกเอกสารรับรอง พร้อมลงลายมือชื่อต่อหน้าเจ้าพนักงาน เพื่อรองรับเจ้าของที่ดินว่าการขอออกโฉนดที่ดินใหม่เป็นเรื่องจริง ซึ่งหากมีปัญหาภายหลังพยานทั้ง 2 คนจะต้องเป็นพยานในชั้นศาลด้วย

โฉนดที่ดินหาย-ชำรุดกับขั้นตอนการขอออกใบแทน
หลังจากที่ทำการแจ้งความลงบันทึกประจำวัน และสามารถหาพยานเพื่อมารับรองพฤติกรรมของเจ้าของที่ดินได้แล้วก็สามารถนำใบบันทึกประจำวัน และพยาน 2 คนไปดำเนินการขอออกโฉนดใหม่หรือใบแทนหนังสือแสดงสิทธิ์ในที่ดินได้ที่สำนักงานที่ดิน

โดยก่อนจะทำเรื่องขอติดต่อที่สำนักงานที่ดิน ควรเตรียมหลักฐานและเอกสารต่างๆ ให้พร้อม กรณีที่โฉนดที่ดินสูญหายหรือชำรุดไม่สามารถตรวจสอบหลักฐานได้ จะต้องมีหลักฐานเพื่อให้เจ้าพนักงานตรวจสอบดังนี้

1. บัตรประจำตัวผู้ขอ
2. ทะเบียนบ้าน
3. พยานพร้อมบัตรประจำตัวประชาชนอย่างน้อย 2 คน
4. ใบแจ้งความหรือบันทึกประจำวัน

อีกหนึ่งกรณีที่จำเป็นต้องขอออกโฉนดใหม่ก็คือ กรณีโฉนดที่ดินที่ถือครองกรรมสิทธิ์ร่วม และมีการตรวจสอบเขตที่ดิน แบ่งแยก หรือรวมโฉนด ดังนั้น จึงมีเรื่องของหมายศาลมาเกี่ยวข้องเนื่องจากส่วนใหญ่จะเป็นที่ดินที่ตกอยู่ในสถานะของมรดกตกทอด

ในกรณีศาลสั่งหรือเจ้าพนักงานตามกฎหมายขอให้ออกใบแทนเพื่อรวมโฉนด หรือแยกโฉนด ก็ให้เจ้าของที่นำคำสั่งหรือคำพิพากษาอันถึงที่สุด หรือหนังสือร้องขอไปแสดงต่อเจ้าพนักงานด้วย หากเป็นการแบ่งแยกโฉนด ถ้าผู้ถือครองทั้งหมดไม่สามารถไปยื่นเรื่องพร้อมกัน ให้ทำเป็นหนังสือมอบอำนาจและส่งตัวแทนมายื่นเรื่องได้

จากนั้นเมื่อเตรียมหลักฐานในการขอโฉนดที่ดินใหม่ หรือใบแทนหนังสือแสดงกรรมสิทธิ์ในที่ดินเรียบร้อยแล้วก็สามารถไปติดต่อกับสำนักงานเขตที่ดินในแต่ละพื้นที่ได้เลย ซึ่งทุกสำนักงานเขตจะมีขั้นตอนการรับเรื่องขอโฉนดที่ดินใหม่ที่ไม่แตกต่างกัน โดยจะมีค่าธรรมเนียมการขอใบแทนโฉนดที่ดินอยู่ที่ประมาณ 75 บาท (ค่าคำขอ, ค่าติดประกาศ, ค่าใบแทนโฉนดที่ดิน) และมีขั้นตอนการขอออกใบแทน ดังนี้

1. รับบัตรคิวจากประชาสัมพันธ์
2. เจ้าหน้าที่รับคำขอและสอบสวนผู้ขอใบแทนใหม่
3. ตรวจสอบหลักฐาน ตรวจหนังสือมอบอำนาจ และพิจารณาสั่งการ
4. ลงบัญชีรับทำการ
5. ตรวจอายัดโฉนดที่ดินที่สูญหายหือชำรุด
6. เขียนใบสั่ง ใบเสร็จและรับเงินค่าธรรมเนียมคำขอ
7. พิมพ์ประกาศ กรณีโฉนดที่ดิน หรือหนังสือรับรองการทำประโยชน์เป็นอันตรายหรือสูญหาย
8. เจ้าของที่ดินรับประกาศและนำเจ้าหน้าที่ไปปิดประกาศ
9. ประกาศแจกที่ดินให้ปิดในที่เปิดเผย ณ สำนักงานที่ดินท้องที่ สำนักงานเขตหรือที่ว่าการอำเภอ หรือที่ว่าการกิ่งอำเภอท้องที่ ที่ทำการแขวงหรือที่ทำการกำนันท้องที่และในบริเวณที่ดินนั้นแห่งละหนึ่งฉบับ ในเขตเทศบาลให้ปิดไว้ ณ สำนักงานเทศบาลอีกหนึ่งฉบับ
10. ประกาศครบกำหนด 30 วัน ไม่มีผู้โต้แย้งคัดค้าน เบิกแบบพิมพ์ดำเนินการสร้างใบแทน
11. เสนอเจ้าพนักงานที่ดินพิจารณาลงนามในใบแทน และแจ้งเจ้าของที่ดินมารับใบแทน
12. แจกใบแทนโฉนดที่ดินให้เจ้าของที่ดิน

ทั้งนี้ โฉนดที่ดินใหม่ หรือใบแทนที่ได้มาจะไม่เหมือนกับโฉนดที่ดินเก่า โดยโฉนดที่ดินใหม่จะมีอักษรแดงประทับบนเอกสารด้วยคำว่า "ใบแทน" เพื่อบอกให้รู้ว่าเอกสารฉบับนี้สามารถสามารถใช้แทนโฉนดที่ดินฉบับจริงได้ 100% เมื่อเกิดการทำนิติกรรมหรือมีการแลกเปลี่ยนซื้อขายที่ดินก็สามารถใช้ใบแทนโฉนดที่ดินนี้ได้เลย